6) Tanulói adatok feltöltése a rendszerbe és a meghívók kiküldése

6.1. Tanulói lista feltöltése: miután az aktuális órarended is készen van, rögzítheted a tanulóid adatait akár egyenként, akár tanulói lista importjával. Ezzel minden tanulónak létrehozol egy profilt.

• Be tudod időzíteni a meghívók kiküldését, hogy akkor kapják csak meg a regisztráció megerősítésére szolgáló e-mailt, amikor a rendszer startra kész.
• A meghívók időzítését akkor is be tudod állítani, ha egyesével viszed fel a tanulóidat, és akkor is, ha a tömeges adatimportot választod, vagyis az erre szolgáló Excel sablonban viszed fel a tanulóid adatainak listáját.
• Érdemes 2-4 nappal az indulás előttre időzíteni a meghívó levelek kiküldését, hogy a tanulók is megismerkedhessenek a rendszerrel és akár már foglalhassanak is az indulás utáni időszakra.
• Ha nem időzíted későbbre a meghívók kiküldését, akkor a tanulói adatok elmentésével egyidőben ki is küldi a rendszer számukra a meghívót.
• Az oktatókhoz hasonlóan a tanulók a kapott meghívó e-mailben egy gomb megnyomásával járulnak hozzá adataik kezeléséhez, és egyúttal egy tetszőleges jelszó megadásával már be is léphetnek felhasználói fiókjukba.
• A tanítványi profilok létrehozásáról, a gyerekek esetében a szülői profilok hozzárendeléséről, és a tanulói lista importjáról ezen a LINKen találsz további információt.

6.2. Kurzus – és tanfolyamtagságok:

Még mielőtt a tanulók megkapnák a meghívólevelet, állítsd be a kurzus- és tanfolyamtagságokat hozzájuk.

• Kurzustagság: a tanulóknál egyesével is beállíthatod, hogy ki milyen kurzus óráira járhat/jelentkezhet be. A tanulói adatok tömeges importjánál kurzusokra bontva is feltöltheted a tanulókat, így már nem kell egyesével beállítani, hogy ki milyen kurzusra (óratípusra) járhat.
• Ha egy tanulóhoz több kurzustagságot is hozzáadsz, akkor ő ezeknek a kurzusoknak az óráira járhat, bejelentkezhet, akár pótlási célzattal is. Vagyis ha kihagyott egy órát, akkor egy másik, azonos típusú kurzus órájára bejelentkezhet, hogy bepótolja.
• A kurzustagsággal kapcsolatos információkat ezen a LINKen találod.

• Tanfolyamtagság: ahogy a 2.4 pontban már olvashattad, ha fix órarendes tanfolyamokat tartasz, akkor a kurzusokat beállíthatod tanfolyamként is. Ekkor a már létező tanulói profilokhoz beállíthatod, hogy ki milyen tanfolyamra jár, azaz mindenkihez hozzárendeled a megfelelő tanfolyamtagságot.
• Akinek tanfolyami tagsága van, az az adott tanfolyam összes órájára automatikusan bejelentkeztetésre kerül. Így neki csak a kijelentkezést kell online intéznie. Ha nem fontos, hogy hányan vesznek részt a tanfolyam óráin, vagy ki hiányzik éppen, akkor el lehet tekinteni a online kijelentkezéstől.
• Egy tanulónak lehet több kurzustagsága és több tanfolyamtagsága is, a lényeg: sima kurzustagságnál neki kell bejelentkezni az órákra, tanfolyamtagságnál automatikusan be van jelentkeztetve minden adott tanfolyami órára, nem kell bejelentkeznie.

• Órapótlások: ha iskoládban a tanulók bepótolhatják kimaradt óráikat az azonos szintű csoportokban, akkor kurzustagsággal ez is megoldható. Vegyünk egy egyszerű példát a tanfolyamok esetében:

• párhuzamosan fut 2 angol kezdő tanfolyamotok. Ehhez 2 külön kurzust hoztatok létre: Angol kezdő 1. és Angol kezdő 2. A tanulók a saját csoportjukhoz (kurzusukhoz) tanfolyamtagságot is kaptak, viszont a másik, azonos szintű csoporthoz csak kurzustagságot Így a saját csoportjuk óráira előre be vannak jelentkeztetve, de a foglalási felületükön látják a másik csoport óráit is, és be tudnak jelentkezni online, ha pótolni szeretnének.
• Tekla az Angol kezdő 1. tanfolyamra jár (tanfolyamtagság), de kurzustagsága van az Angol kezdő 2. csoporthoz is, így pótlásra be tud jelentkezni a 2. csoport óráira is, ha még van szabad hely az adott órán.