Új sportoló, új tanítvány, új vendég tömeges felvitele excel import segítségével

Már működő kluboknál a rendszer bevezetésének egyik kulcslépése, hogy a meglévő tanítványokat felvigyük a rendszerbe, és az átállás számukra minél zökkenőmentesebb legyen.

Amennyiben 15-nél több tanítványt szeretnénk felvinni a rendszerbe, már érdemes őket nem egyesével, hanem ún. importálás segítségével, egyben feltölteni a klub MotiBro rendszerébe.

Tanítványokat, sportolókat akár már létező kurzusokra is egyből fel lehet vinni. 

Ennek módja a következő.

A klubvezetői menüben válasszuk a Sportolók/Sportolóim pontot, és a betöltődő felület felső részén található „Új sportoló hozzáadása” és „Sportolók importálása” opciók közül kattintsunk az Sportolók importálás gombra.

A „Sportolók importálása Excel file-ból” felirat alatt a kék szövegre kattintva le tudjuk tölteni azt az excel sémát, amibe be tudjuk rendezni a meglévő tanítványaink meglévő adatait.

Ebben az excel file-ban a munkalap legfelső sora az importáláshoz szükséges azonosítókat tartalmaz, ezeket az azonosító kifejezéseket a tanítványok nem látják, ezért kérjük, hogy ne írják át magyarra, se más módon ne változtassák meg a ide írt szavakat, illetve az oszlopok sorrendjét sem.

A 2. sortól viszont minden sor a saját tanítványok adataival töltendő fel.

A képen piros nyíllal megjelölt 4 oszlop kitöltése minden tanítvány esetében kötelező, enélkül értelmesen nem használható a rendszer (vezetéknév, keresztnév, becenév, email cím).

A nickname (becenév) oszlopba azt a nevet írjuk be, ahogy a tanítvány szereti, ha megszólítjuk. Pl. Takács Sándorné szereti, ha Marikának hívják. Kovács Anasztázia pedig kéri, hogy Anninak szólítsuk.

Az email címhez a tanítvánnyal előzetesen egyeztetve olyan email címet érdemes felvinni, amit a tanítvány naponta többször ténylegesen megnéz, mert ide mennek majd ki a klubvezető által küldött és az automatikus rendszerüzenetek (sikeres bérleteladás megerősítése stb.).

A H, az I és a J oszlopok szolgálnak arra, hogy a tanítványok meglévő bérleteinek adatait felvigyük a rendszerbe. Ez nem kötelező, van klubvezető aki inkább „kifuttatja” a meglévő bérleteket, és csak az újonnan eladottakat viszi fel a MotiBro rendszerbe. Ha viszont szeretnénk a rendszer tanítványok általi használatának kezdetén az aktuális (korábban eladott) bérleteket is pontosan rögzíteni, ezeket az oszlopokat töltsük fel precíz adatokkal. (Figyelem: ezt a bérlet importot csak akkor használjuk, ha a sportolók bérletei minden kurzusra érvényesek).

A kitöltött exceltáblázatot mentsük le tetszőleges néven a saját gépünkre, és innen tudjuk majd az importálással a rendszerbe feltölteni.

Két megközelítést alkalmazhatunk:

1. Egyetlen excel file-ban töltjük fel a klub tagnyilvántartását.
   Ebben az esetben az egyes sportolók adott kurzushoz rendelése az alábbiak szerint lehetséges:
   ad1: a későbbiekben manuálisan a klubvezetőnek, edzőnek szükséges beállítania, hogy melyik tanítványt melyik kurzusokhoz rendeli.
   ad2: a tanítvány az adott órára történő jelentkezésnél automatikusan felkerül az adott kurzusra
   ad3: a tanítvány az adott kurzus óráján történő első részvétellel automatikusan felkerül az adott kurzus tagjai közé.
2. Minden egyes kurzushoz külön-külön elkészítünk egy-egy excelt filet, ami az adott kurzusra járó/feliratkozott tanítványokat tartalmazza.
   Ha így döntünk, akkor már az excel import folyamán hozzá tudjuk rendelni az egyes tanítványokat a saját kurzusához. Ha egy sportoló több kurzusra is jár, őt elég az egyikhez felvinni, és utána a már a rendszerbe felvitt sportoló adatai között be tudjuk majd jelölni, hogy még milyen további kurzusokra jár.

Ha az excelek a fenti módok bármelyikén elő vannak készítve az importáláshoz, mehetünk tovább.

Ismét a Sportolók/Sportolóim menüpont felső kék importálás gombját megnyomva jutunk el az importáló felületre.

Amennyiben az "ad1" módszert választottuk, akkor a Kurzus legördülő menüt hagyjuk érintetlenül és az Excel file beviteli mezőnél Tallózás gombra kattintva keressük ki a számítógépünkön a lementett excel file-t.

 Amennyiben az "ad2" módszert választottuk, akkor válasszuk ki a legördülő menüből, hogy mely létező kurzusra szeretnénk felvinni az importálással a meglévő tanítványokat.

A kék „tallózás” gombra kattintva keressük meg gépünkön a kurzus tanítványaival a fenti módon kitöltött excel fájlt, és válasszuk ki a feltöltéshez.

Amennyiben olyan emailcímet adunk meg a sportolói importálási excel listánkban, amely a tagnyilvántartásunkban korábban szerepelt (Sportolóim oldalon), akkor eldönthetjük, hogy ilyenkor frissítse-e az új adatokkal a tagnyilvántartást vagy hagyja figyelmen kívül. 

Ezt az alábbi opcióval tehetjük meg:

A sportoló adatai kerüljenek frissítésre az új adatok alapján

Ezt követően a tanítványaink rendszerbe meghívásával kapcsolatos részeket töltjük ki, ugyanezen az oldalon, lejjebb görgetve.

A meghívók kiküldése fontos lépés, mert csak annak a tanítványnak lehet saját MotiBro felülete, aki megkapja a meghívót, kinyitja az emailt és rákattint a benne található „megerősítés” gombra.

A kiküldés időpontjának nem feltétlenül szükséges azonnalinak lennie, be tudunk állítani egy későbbi időpontot, gondolva arra, hogy addig minden érintett tanítványt még a hagyományos módon (személyesen, emailben, fb-on, telefonon stb.) értesíteni szeretnénk arról, hogy új rendszert vezet be a klub, és kapni fog egy meghívót, aminek elfogadása a tanítvány rendszerhasználatának előfeltétele.

A képernyő alján található „Sportolók importálása” gombra kattintva tölthetjük fel a fenti módon beállított feltételekkel a tanítványokat a MotiBro rendszerbe. Ezt követően azonnal megtaláljuk a feltöltött sportolóinkat a „Sportolók/Sportolóim” menüpontra kattintva a főmenüben.