6) Vendégadatok feltöltése a rendszerbe és a meghívók kiküldése

6.1. Vendéglista feltöltése:

miután az aktuális órarended is készen van, rögzítheted a vendégeid adatait akár egyenként, akár Excel lista importjával. Ezzel minden vendégnek létrehozol egy profilt.

• Be tudod időzíteni a meghívók kiküldését, hogy csak akkor kapják meg a regisztráció megerősítésére szolgáló e-mailt, amikor a rendszer startra kész.
• A meghívók időzítését akkor is be tudod állítani, ha egyesével viszed fel a vendégeket, és akkor is, ha a tömeges adatimportot választod, vagyis az erre szolgáló Excel sablonban viszed fel a vendégek adatainak listáját.
• Érdemes 2-4 nappal az indulás előttre időzíteni a meghívó levelek kiküldését, hogy a vendégek is megismerkedhessenek a rendszerrel és akár már foglalhassanak is az indulás utáni időszakra.
• Ha nem időzíted későbbre a meghívók kiküldését, akkor a vendégadatok elmentésével egyidőben ki is küldi a rendszer számukra a meghívót.
• Az oktatókhoz hasonlóan a vendégek a kapott meghívó e-mailben egy gomb megnyomásával elérik a saját felhasználói fiókuk nyitó oldalát, egy tetszőleges jelszó megadásával már be is léphetnek felhasználói fiókjukba.
• A vendég (sportolói) profilok létrehozásáról, a gyerekek esetében a szülői profilok hozzárendeléséről, és a vendéglista importjáról külön cikkekben találsz további információt.

6.2. Kurzus – és tanfolyamtagságok:

Még mielőtt a vendégek megkapnák a meghívólevelet, állítsd be a kurzus- és tanfolyamtagságokat hozzájuk. 

Kurzustagság: 

• A vendégeknél egyesével is beállíthatod, hogy ki milyen kurzus óráira járhat/jelentkezhet be. A vendégadatok tömeges importjánál kurzusokra bontva is feltöltheted a vendégeket, így már nem kell egyesével beállítani, hogy ki milyen kurzusra (óratípusra) járhat.
• Ha egy vendéghez több kurzustagságot is hozzáadsz, akkor ő ezeknek a kurzusoknak az óráira járhat, bejelentkezhet, akár pótlási célzattal is. Vagyis ha kihagyott egy órát, akkor egy másik, azonos típusú kurzus órájára bejelentkezhet, hogy bepótolja.
  • Ha nálad nincs tudásszintbeli csoportosítás, tehát bárki járhat bármilyen óratípusra, akkor az összes kurzust beállíthatod az adatlapján, vagy a tömeges importnál.
  • Ha van tudásszint szerinti csoportosítás, akkor csak azokat a kurzusokat állítsd be, amelyek óráira bejelentkezhet a vendég.
  • Ha már felvitted az összes vendégadatot, de nem rendelted hozzájuk a kurzusokat, akkor ezt megteheted a Sportolóim menüpontban. Itt kiválasztod az azonos kurzusra járó vendégeket, majd a Műveletek gombra kattintva kiválasztod és hozzáadod a megfelelő kurzustagságokat.

A kurzustagsággal kapcsolatos további információkat ebben a cikkben találod.

Tanfolyamtagság:

• ahogy az a korábbi bevezetési cikkünkben már olvashattad, ha fix órarendes tanfolyamokat, továbbképzéseket is tartasz, akkor ezeket a kurzusokat beállíthatod tanfolyamként. Ekkor a már regisztrált vendégek adatlapján beállíthatod, hogy ki milyen tanfolyamra jár, azaz mindenkihez hozzárendeled a megfelelő tanfolyamtagságot.
• Akinek tanfolyami tagsága van, az az adott tanfolyam összes órájára automatikusan bejelentkeztetésre kerül. Így neki csak a kijelentkezést kell online intéznie. Ha nem fontos, hogy hányan vesznek részt a tanfolyam óráin, vagy ki hiányzik éppen, akkor el lehet tekinteni a online kijelentkezéstől.
• Egy vendégnek lehet több kurzustagsága és több tanfolyamtagsága is, a lényeg: sima kurzustagságnál neki kell bejelentkezni az órákra, tanfolyamtagságnál automatikusan be van jelentkeztetve minden adott tanfolyami órára, nem kell bejelentkeznie.