4. Klubvezetőknek: Kintlévőségek kezelése

A Motibro-ban kintlevőségnek nevezzük azt az esetet, amikor egy vendég bejelentkezik vagy részt vesz egy órán, de nincs érvényes bérlete, így tartozása keletkezik. A kintlevőségek tehát a ki nem fizetett órák, melyek kétféle módon jöhetnek létre:

1. Részvétel alapján – Ha egy vendég részt vesz egy órán érvényes bérlet nélkül, a rendszer automatikusan tartozást rögzít az esemény napjára.
2. Bejelentkezés alapján – Előfordulhat, hogy egy vendég bejelentkezik egy órára, de nem mondja le időben, és végül nem jelenik meg. Kurzusonként beállítható, hogy ilyen esetekben az óra árát ki kelljen fizetni, erre szolgál a “A kurzus óráira a bejelentkezés tartozást keletkeztet” kurzusbeállítás. Ha ez a funkció be van pipálva a kurzusnál, akkor a vendégnek tartozása keletkezik az óra napjára

• és ha a vendégnek van érvényes bérlete, akkor ez a tartozás másnapra automatikusan levonódik róla.
• ha nincs érvényes bérlete, akkor pedig a tartozása megmarad az órára, amíg egy bérletet értékesítetek neki a tartozás napjára.

A klubnak és a vendégeknek is érdeke, hogy az órák ne maradjanak kifizetetlenül, mivel így biztosítható, hogy a klub folyamatosan magas színvonalú szolgáltatásokat nyújtson a vendégeinek.

Ebben a videóban arról lesz szó, milyen lehetőségeket kínál a Motibro

• a tartozások szisztematikus követésére,
• a ki nem fizetett alkalmak utólagos rendezésére és
• hogyan tudsz egyszerűen üzenetet küldeni a tartozással rendelkező vendégeidnek.

Tartozás rendezése a Smart Jelenléti íven

Adott vendég tartozásainak számát a Smart Jelenléti Íven piros színnel láthatod, és rákattintva meg is nézheted, mely órákon keletkeztek a tartozások.

Érdemes ilyenkor a vendégnek kedvesen jelezni, hogy még nem fizette ki ezeket az órákat, így akár ott a helyszínen meg is vásárolhatja a bérletet, amivel egyből rendezheti is a tartozását. A manuális bérletértékesítés adminisztrációjának menetét a Bérletértékesítés bemutatása videóban már részletesen bemutattuk. Ilyenkor ügyelni kell arra, hogy az érvényesség kezdete a tartozás napja legyen - így a rendszer automatikusan le is vonja a bérletből az alkalmat.

Ha az oktatóid rendelkeznek bérletértékesítési jogosultsággal, akkor érdemes őket is erre biztatni, így naprakészek lesznek a fizetések, és a tartozások száma minimálisra csökkenhet.

Kintlevőségek kezelése a vendég adatlapjáról

Bérletértékesítés a vendég adatlapjáról

A vendég adatlapján, az Áttekintő oldalon ellenőrizheted, hány kifizetetlen látogatása van. Ha rákattintasz, a Kintlevőségek fülön részletesen is megnézheted, mely órákra keletkezett tartozása, és miért - azért, mert részt vett az órán, vagy azért mert bejelentkezett, de nem jelent meg.

Ha a vendég utólag rendezte a tartozásait (például bérletvásárlással), akkor ezt a Bérletek oldalon is adminisztrálhatod. Fontos, hogy az érvényesség kezdetét ilyenkor a legrégebbi tartozás napjára rögzítsd, mert a rendszer csak ebben az esetben fogja automatikusan rendezni a tartozásokat. A többi lépés ugyanaz, mint a Smart Jelenléti Ívről történő bérletértékesítés esetén, amit a Bérletértékesítés bemutatása videóban már ismertettünk.

Tartozás elengedése

Klubvezetőként egyedi esetekben dönthetsz úgy, hogy eltekintesz a tartozás behajtásától. Ha ezt választod, a következő lépéseket kell követned:

• Nyisd meg a vendég adatlapját, majd lépj a "Kintlévőségek" fülre.
• A tartozás elengedéséhez kattints a piros kuka ikonra.
• A rendszer ezt egy fiktív bérlet értékesítésével kezeli, amelyet a Bérletek oldalon, a lejárt bérletek között találsz meg.

• A vendég pedig ezt a saját fiókjában a Lejárt bérletek között találja majd:

  

Ha tévesen engedted el a tartozást és mégis vissza szeretnéd állítani, csak töröld a Lejárt bérleteknél a Tartozás elengedése bérletet. Ekkor a tartozás újra megjelenik a Kintlevőségeknél, amíg az rendezve nem lesz.

Kintlevőségek: összefoglaló adatok és üzenet küldése a tartozóknak

Kintlevőségek összesítő

Az elmúlt 3 hónap ki nem fizetett óráiról találhatsz egy összesítőt is a Kintlevőségek menüpontra kattintva.

A legtöbb tartozással rendelkező vendégeket külön meg is tekintheted, ehhez kattints a Top listák fülre.

Üzenet küldése a tartozással rendelkező vendégeknek

A tartozásokra egy emlékeztető emailben egyszerűen felhívhatod a vendégek figyelmét, és tájékoztathatod őket a tartozások rendezésének lehetőségeire.

• Ehhez nyisd meg a Kintlévőségek menüpontot, és menj a Kintlevőségek sportolónként fülre.
• Válaszd ki, hogy mely időszak tartozóit szeretnéd megtekinteni.
• Akár kurzusonként is listázhatod őket.
• Az infó-ra kattintva megnézheted, mely napokon keletkezett tartozása. A nevére kattintva további részleteket is elérhetsz ezekről a Kintlevőségek oldalon.
• Jelöld ki az érintett vendégeket és kattints a zöld Emlékeztető küldése lehetőségre.
• Használhatod az előre beállított emlékeztető sablonokat, vagy létrehozhatsz egyedi üzenetet és elmentheted azt a későbbiekre.
• Ha megírtad, kattints a Küldés gombra.
• A kiküldött emlékeztetőket visszanézheted, így nyomon követheted, kit hányszor és mikor értesítettél.

Ki nem fizetett órák alakulása egyes kurzusoknál

Az egyes kurzusok esetében lehetőség van egy hosszabb időszakra vonatkozóan áttekinteni a tartozások számának havi szintű alakulását.

Ehhez menj a Kurzusaim / Tanfolyamok menüre, és a vizsgálni kívánt kurzus mellett jobb oldalon kattints a nyílra, válaszd az Összehasonlító opciót.

További kurzusok is kiválaszthatók, akár az összes kurzusod is.

A „Mutatók” szekcióban válaszd a „Kifizetetlen látogatások száma” lehetőséget,

majd jelöld be a vizsgálni kívánt évet.

Ezzel egy 12 hónapos időszakot tekinthetsz át. Ha olyan időszakokat találsz, ahol kiugróan magas számot látsz, az arra utalhat, hogy jelentős tartozás halmozódott fel, amit mindenképpen érdemes alaposabban megvizsgálni és utánajárni az okainak.

A Motibro lehetőségeivel egyszerűen és hatékonyan kezelheted a kintlévőségekkel kapcsolatos feladatokat, így biztosíthatod a pénzügyi egyensúlyt, miközben minimalizálhatod a ráfordított időt és erőforrást. A rendszer segítségével a klub működése gördülékeny és átlátható marad.

Remélem, a videók segítettek abban, hogy még hatékonyabban és kevesebb energiabefektetéssel menedzselhesd a klub mindennapi adminisztrációs feladatait.

Sok bérletértékesítést és lelkes vendégeket kívánunk! :)

A Motibro csapata