1. Bérletértékesítés bemutatása
Hogyan működik a bérletkezelés a Motibro-ban?
A Motibro nagyon sok adminisztrációs feladatot vesz le a válladról, de ami a mindennapi teendők során az egyik legnagyobb segítséget nyújtja, az a bérletkezelés.
A Motibro-ban beállíthatsz ingyenes és fizetős óratípusokat.
- Ingyenes óráknál a vendég foglaláskor vagy ha nem foglalt, akkor a részvétele bejelölésekor automatikusan egy ingyenes részvételi jegyet kap, és nincs további teendő. Az ingyenes órákról külön videót találsz a Tudástárban, erről ebben a videósorozatban nem lesz több szó.
Fizetős óráknál a részvételek rögzítésekor a rendszer automatikusan jelzi, hogy a vendég kifizette-e már az órát, vagy még nem. Ha nincs érvényes bérlete az órára, akkor tartozása keletkezik.
Ezen felül fizetős óráknál, ha nálad úgy van beállítva, hogy akkor is ki kelljen fizetni az órát, ha bejelentkezett, de nem jelent meg az órán, akkor a bejelentkezés miatt is keletkezhet tartozás.
A vendégnek tartozása csak múltbeli ki nem fizetett esemény miatt lehet.
A bérletértékesítés időpontja mindig az az időpont, amikor a bérlet a rendszerben rögzítésre kerül a vendéghez. De a bérlet kezdő érvényessége múltbeli vagy akár jövőbeli időpont is lehet.
A rendszer automatikusan levonja a tartozásokat a bérletből, akár részvétel, akár bejelentkezés miatt keletkezett a tartozás.
Ha egy vendég több érvényes bérlettel is rendelkezik ugyanarra az óratípusra, akkor a rendszer mindig abból a bérletből vonja le az alkalmat, amelyiknek hamarabb jár le az érvényességi ideje. Ez biztosítja, hogy a bérletek megfelelő sorrendben kerüljenek felhasználásra.
A jegy- és bérlettípusok létrehozásáról külön videóban volt szó. Most azt fogjuk bemutatni, hogyan tudsz egy bérletértékesítést adminisztrálni a Motibro-ban.
A vendég a jegyet vagy bérletet megvásárolhatja a helyszínen a klub által elérhető fizetési módokkal, például készpénzzel, átutalással vagy más, a Motibro-n kívüli módon.
Ezenkívül ha a Motibro klubodban online fizetési integráció is be van állítva, akkor a vendég bármikor, bárhol megveheti a jegyet vagy bérletet online bankkártyás fizetéssel. Ez a legegyszerűbb, mert ilyenkor minden automatikusan történik: a vendég fizet, és a bérlet egyből bekerül a rendszerbe.
Ha a fizetés a helyszínen történik, akkor az oktatónak vagy a klubvezetőnek kell manuálisan rögzítenie a vásárlást a Motibro-ban. Szerencsére ez csupán néhány kattintás! Nézzük, hogyan működik.
I. A vendég a helyszínen óra előtt/után fizetett. Hogyan rögzítsem a bérletvásárlást?
Ha a vendég a helyszínen vásárol óra előtt vagy után, akkor oktatóként - ha rendelkezel ilyen jogosultsággal - a bérletet egyszerűen értékesítheted közvetlenül a Smart Jelenléti Ívről. A Smart Jelenléti Ív az a felület, ami az órára kattintva megnyílik, erről is találsz egy videósorozatot a Tudástárban.
A Smart Jelenléti Ívről elsősorban az adott órához tartozó adminisztrációs feladatokat lehet elvégezni, így innen csak olyan jegyeket, bérleteket lehet értékesíteni, amelyek az adott órára felhasználhatóak (azaz a klubvezető az órához tartozó kurzus beállításainál bejelölt).
A bérletértékesítés elindításához csak kattints a vendég neve alatt a bérletállapot szövegre vagy alatta a tartozásra.
1. lépés:
A felugró ablak első oldalán megjelennek az adott tanítvány korábbi tartozásai és bérletvásárlásai, ez segít abban, hogy a megfelelő bérletet értékesítsd. Ha korábbi tartozást is szeretnél kiegyenlíteni a bérlet eladásával, jegyezd fel a legelső tartozás napját, hogy a 2. oldalon majd erre a napra rögzíthesd a bérlet érvényességének kezdetét.
Kattints a “Tovább” gombra.
2. lépés:
A második oldalon tudod kiválasztani, hogy milyen bérletet vásárolt a vendég.
Alatta add meg az érvényesség kezdetét.
- Itt automatikusan az a nap jelenik meg, amely óra Smart Jelenléti Ívét megnyitottuk. De ez módosítható.
Ha a bérlettel múltbeli tartozást is szeretnétek rendezni, akkor az előző oldalon láttad a tartozást, az legyen a kezdő dátum, mert csak így fogja a rendszer automatikusan rendezni a tartozást és levonni az alkalmat a bérletből.
(Vigyázz, ha visszalépsz az 1. oldalra, hogy visszanézd a tartozást, akkor a rendszer elfelejti, melyik bérletet választottad, így a 2. oldalon újra meg kell adni)
- Ha a bérlet érvényessége jövőbeli időpontban fog kezdődni, akkor megadhatod a pontos dátumot, vagy választhatod az aktiválódó bérlet funkciót. Az aktiválódó bérlet azt jelenti, hogy a bérlet érvényessége nem indul el, hanem majd csak az első felhasználás napján (ekkor indegy, milyen időpont van felette beállítva)
Itt megjegyzést is rögzíthetsz a bérletvásárlással kapcsolatban, ez belső, oktatók és a klubvezető számára látható jegyzet, a vendégek ezt nem látják. A hozzáadott megjegyzéseket utólag majd a vendég adatlapján és az Értékesített bérleteknél tudod nyomon követni.
Itt pedig egyedi kedvezményt is adhatsz, ha van ehhez jogosultságod, és megjegyzésben az okot is feljegyezheted. Ha van számlázó integrációd, akkor a kedvezmény és a megjegyzés a számlán is meg fog jelenni, így a vendég is látni fogja.
Ha a 2. oldalon végeztél, lépj tovább.
3. lépés:
Itt látod, hogy milyen bérletet értékesítesz, milyen érvényességi kezdettel.
Fizetési mód:
- Itt adhatod meg a fizetési módot.
- Itt csak olyan fizetési módot tudsz megadni, ami a klubvezetői fiókban az Erőforrásaim -› Beállítások menüpont alatt a Bérletkezelésen belül az Alkalmazott fizetési módoknál meg van adva.
Számla kiállítása:
- Ha van számlázó integrációd, akkor itt tudod bepipálni, hogy a rendszer automatikusan számlát is kiállítson a vásárlásról.
- Ha a klubnál több számlázó integráció is be van állítva, akkor felül választhatod ki, hogy melyikkel állítsa ki a rendszer a számlát.
- Ha KATA számlázód van, akkor cégnek nem tudsz számlát kiállítani.
- Itt írhatsz egyéb megjegyzést is a számlára.
Az értékesítés előtt ellenőrizheted, hogy hány látogatás kerül rendezésre az eladással - ha pl. tartozást szeretnél rendezni, de itt 0 jelenik meg, akkor valahol nem egyeznek az adatok, érdemes újra ellenőrizni a beállításokat.
Ha minden rendben, kattints az “Értékesít” gombra.
4. lépés:
Az utolsó oldal egy visszaigazolás, megnézheted, milyen bérletet értékesítettél, és milyen rendezetlen látogatások maradtak.
Végül kattints a “Kilép” gombra
Ha itt eddig az jelent meg, hogy “Nincs fizetve”, de most rendezésre került az óra, akkor átvált a zöld “Óra fizetve” feliratra, így az alkalmat le is vonta a bérletből.
II. A vendég utalással fizetett. Hogyan rögzítsem a bérletvásárlást?
Ha a vendég utalása megérkezett a számládra, akkor az adatlapjáról egyszerűen és gyorsan értékesítheted neki a bérletet. Érdemes így rögzíteni a bérletvásárlást, ha pl. recepciós kolléga intézi a bérletértékesítést, nem szükséges a Smart Jelenléti Ívet megnyitni.
Csak írd be a vendég nevét a felső kereső mezőbe, és nyisd meg az adatlapját. Menj a Bérletek oldalra.
A Bérletek oldalon bármely offline értékesíthető bérletet értékesítheted (nem csak azt, amelyik egy adott órára érvényes, így figyelni kell rá, hogy valóban a megfelelő bérlet kerüljön eladásra)
Az “Új Bérlet értékesítése” gombra kattintva ugyanaz a bérletértékesítés menete, mint ahogyan a Smart Jelenléti Ívről már megnéztük.
III. A vendég online vásárol bérletet. Hogyan történik a bérletértékesítés?
Ha a klubnál be van kapcsolva az online fizetési integráció (Barion vagy Stripe), a vendég a saját fiókjában bármikor, bárhonnan, akár telefonról is egyszerűen megvásárolhatja a bérletet. A fizetés után a bérlet automatikusan jóváírásra kerül, így az oktatónak vagy a klubvezetőnek nem kell külön rögzítenie.
Ha előre kell fizetni a vendégnek a bejelentkezéshez, akkor az óra mellett a Jegyvásárlás gombra kattintva tudja elindítani a vásárlást. Itt csak azok a bérletek jelennek meg, amelyek az adott órára felhasználhatóak. A megjelenő listából kiválaszthatja, melyik bérletet szeretné megvásárolni.
A bérlet érvényességi kezdete attól függ, hogy a klubvezető engedélyezte-e a módosítást. Ennek lehetőségeiről részletesen szó esik az online fizetési integrációról szóló videókban.
Ha előre akar vásárolni a vendég, vagy nem feltétlenül kell érvényes bérlet a foglaláshoz, akkor a saját fiókjában a Bérleteim oldalon tudja megvásárolni a bérletet.
Online vásárlás esetén a kedvezmény kuponkedvezménnyel adható. A kuponok használatáról és beállításáról részletes útmutató és videó található a Tudástárban:
Ha a klub számlázó integrációt használ, a vendégnek a fizetés előtt kell megadnia a számlázási adatait. A rendszer ezeket automatikusan menti, így csak az első vásárlás alkalmával kell kitölteni.
A következő videóban megmutatjuk, hol tudod megtekinteni az értékesített bérleteket, hogyan módosíthatod a már értékesített bérlet bizonyos paramétereit, illetve hogyan törölheted a bérletet.