3. AYCM SportPass Tartozáskezelés, Statisztikák, Speciális Esetek

Ebben a cikkben azt mutatjuk meg, hogyan kezeld az AYCM SportPass-os vendégekhez kapcsolódó tartozásokat, hogyan kövesd vissza az AYCM-es óralátogatásokat a Statisztikákban, és milyen gyakori speciális helyzetekre érdemes előre felkészülni.

1. AYCM SportPass-szal rendelkező vendég tartozásának rendezése

AYCM-es vendégeknél is előfordulhat, hogy a Motibro kintlévőséget / tartozást jelez egy adott alkalomnál. A tartozásokat a vendég profilján, a „Kintlevőségek” fülön érhető el, a „Ki nem fizetett óráknál” illetve az adott foglalkozás Smart Jelenléti Ívén a vendégnél az óra nincs fizetve jelzés olvasható.

A gyakorlatban 3 tipikus eset van:

A) AYCM rendszerében rögzítésre került a vendég részvétele, de a Motibro mégis tartozást mutat

Ez szinte mindig azt jelenti, hogy az AYCM részvételi jegy értékesítése elmaradt a Motibro-ban, ezért az adott óra pénzügyileg rendezetlennek látszik.

Teendő:

1. Értékesíts a vendégnek AYCM részvételi jegyet.
2. A jegy értékesítésekor állítsd be úgy a kezdő érvényességi / felhasználhatósági napot, hogy az pont az érintett óralátogatás napjára essen.
3. Ellenőrizd a vendég profil Kintlevőségek → Ki nem fizetett órák listájában, hogy a tartozás megszűnt-e, illetve ugyanúgy az adott foglalkozás Smart Jelenléti Ívén is Fizetve: AYCM felirat olvasható.

B) No-show (a meg nem jelenés szankcionált) – AYCM-es vendég bejelentkezett, de nem jött el

Ha a vendég bejelentkezett egy adott eseményre, az adott kurzusnál a meg nem jelenés szankcionált, és a vendég nem jött el, akkor az alkalomnál tartozás keletkezik ( ha nem volt foglaló jegye / bérlete). Ilyenkor ez nem AYCM-es részvétel, hanem egy „no-show” helyzet, amit a szolgáltató saját szabályai szerint szükséges kezelni.

Teendő:

• A tartozást a szokásos módon rendezd: értékesíts egy alkalmas belépőjegyet / no-show díjat kezelő terméket (ahogy a klubodnál ez működik), és így a kintlévőség megszűnik. A Motibro-ban a kintlévőségek alapvetően úgy rendezhetők, hogy a vendég megvásárolja az adott órára érvényes jegyét/bérletét (kezdő érvényesség a múltbeli esemény napja legyen).

C) A vendég olyan eseményre jön / jelentkezik be, amelyre nem érvényes az AYCM

Ha az adott eseményre nem fogadjátok el az AYCM-et (pl. más óratípus, kizárt idősáv, nem AYCM-es kurzus), akkor ugyanazokat a szabályokat kövesd, mint bármely más vendégnél:

• részvétel esetén: a megfelelő jegy/bérlet értékesítése,
• bejelentkezés + meg nem jelenés esetén: a kurzus saját no-show szabályai szerinti kezelés.

2. AYCM SportPass-szal igazolt óralátogatások követése

Az Statisztikák menüpont alatt elérhető az Óralátogatások részletes statisztikai nézet, amely lehetővé teszi az AYCM jegyek felhasználásának nyomon követését.

Elérés:

• Menü: Statisztikák -› Óralátogatások és bejelentkezések

A nézet részletezi:

• Mely jegy/bérlet típust használta a vendég
• Mely órára történt az elfogadás
• Órára jutó bevétel
• No-show esemény
• Időszak szerinti szűrés

A táblázat exportálható Excel formátumban, innen kinyerhetőek a kívánt adatok az AYCM részvételi jegyre történő további szűréssel.

3. Speciális esetek – gyakori kérdések

Hogyan tudom beállítani, ha pl. csak a délelőtti órákban szeretném elfogadni az AYCM SportPass-t?

Ilyenkor külön kurzust kell létrehozni a délelőtti és délutáni eseményekre, amikre külön beállítjuk, hogy elfogadható, vagy nem elfogadható legyen az AYCM foglaló és a részvételi jegy. Érdemes nevében is megkülönböztetni az alkalmakat, ez hasznos az elfogadó hely és a vendégek szempontjából is.

Ha a vendégnek több érvényes bérlete is van egy foglalt eseményre és mellette még eladunk AYCM részvételi jegyet is az eseményre, akkor melyik bérletből kerül levonásra az alkalom?

Általános szabály, hogy ha egy vendégnek egyszerre több érvényes bérlete is van, a rendszer jellemzően abból von le, amelyik hamarabb jár le az adott órához viszonyítva. Amennyiben azonban a vendégnek az esemény napjára értékesítünk AYCM részvételi jegyet, akkor a Motibro rendszer automatikusan ezt a jegyet fogja felhasználni, amennyiben korábban a zárolás miatt másik bérletből lett volna a bérlet felhasználás, akkor automatikusan lecseréli és felszabadítja a másik bérleten lévő alkalmat.

Hogyan tudom beállítani, hogy csak bizonyos óratípusokra legyen érvényes az AYCM SportPass?

A kívánt kurzus beállításainál fontos megadni az esetlegesen már beállított jegyek és bérletek mellett, hogy az AYCM részvételi jegy és - amennyiben használandó - az AYCM foglaló jegy is elfogadott legyen a kurzus óráira. Az AYCM SportPass-szal nem látogatható kurzusoknál ezt a beállítást értelemszerűen nem kell megtenni.

Az AYCM foglaló jegy ára fix, vagy beállítható?

A klubok szabadon állíthatják az AYCM foglaló jegy árát. Ha különböző órákra különböző díjszabást szeretne a klub, akkor több ilyen AYCM foglaló jegy is létrehozható, különböző díjakkal.

Ha a vendég bejelentkezett egy AYCM órára, de nem jelent meg: tud-e újra foglalni?

Ez attól függ, hogyan építetted fel az AYCM foglalási logikát (pl. használsz-e kreditrendszert / foglaló jegyet, illetve be van-e kapcsolva a tartozást keletkeztető bejelentkezés).

Gyakori eset: ha a no-show miatt tartozás keletkezik és nincs rendezve, akkor a vendég foglalási lehetősége korlátozódhat (a klub beállításaitól függően). Ilyenkor a megoldás tipikusan:

• a tartozás rendezése (a klub szabályai szerint), vagy
• új AYCM foglaló jegy vásárlása (ha a foglalás ennek meglétéhez kötött).