3. Órarend összeállítása

Felvittük a helyszíneket, termeket, hozzáadtuk a bérleteket, meghívtuk az oktatókat, már a kurzusokat is létrehoztuk. Így minden feltétel adott ahhoz, hogy el tudjuk készíteni az órarendet.

Óra, edzés, foglalkozás létrehozása

Új órát a klubvezetői fiókban a főoldalon lehet létrehozni. Kattints az órarendben az adott óra kezdő időpontjára. Megnyílik az új esemény űrlapja, ahol összeállíthatsz egy órát vagy több ismétlődő órából álló óra sorozatot.

Kurzus

Minden óra egy kurzushoz tartozik. Válaszd ki, hogy melyik kurzus óráját szeretnéd felvinni.

Ha nincs még kurzus, először hozz létre egyet.

Óra elnevezése

Itt tudod elnevezni az órát. Ezt a nevet fogják látni a tanítványaid és az oktatók az órarendben. Általában érdemes a kurzus nevét használni, de előfordulhat, hogy egy kurzushoz többféle órát is felviszel, melyek más néven futnak.

Dátum, kezdés és vég

Állítsd be a dátumot.

Majd az óra pontos kezdési és befejezési időpontját.

Oktató

Válaszd ki az oktatót. Az oktató neve megjelenik az órarendben, és hozzáfér az óra SMART Jelenléti Ívéhez.

Az alapbeállítás szerint a foglalási oldalon is megjelenik az oktató, de ha szeretnéd, majd be tudod állítani, hogy ott ne jelenjen meg, erre majd későbbi videóban vissza fogok térni.

Helyszín

Add meg a megfelelő teremmel a helyszínt. 

Ha új helyszínt szeretnél, akkor nézd meg a helyszín és terem létrehozásáról készített videót. 

Kapacitás

Állítsd be a maximális létszámot. 

Az online bejelentkezések csak a kapacitás erejéig engedélyezettek, de te manuálisan bejelentkeztethetsz a megadott limiten felül is résztvevőket, ezt nem tiltja a rendszer. Az oktató pedig akkor tud még pluszban hozzáadni vendégeket, ha rendelkezik ilyen jogosultsággal.

Ismétlődések beállítása

Ha rendszeresen ismétlődő órát szeretnél, pipáld be az ismétlődő esemény opciót. A megjelenő lapon állítsd be a gyakoriságot, azaz hogy az óra hetente, kéthetente vagy havonta ismétlődjön. Amennyiben az adott óra több napon is megtartásra kerül, akkor válaszd ki a megfelelő napokat.

Ha az van beállítva, hogy hetente ismétlődjenek az órák, akkor minden napra vonatkozóan ez érvényes. Így amennyiben mondjuk hétfőnként hetente ismétlődik, de keddenként csak kéthetente, akkor a keddi órákat majd külön óra sorozatként vidd fel.

A napok beállításához egy kis plusz infó, hogy a rendszer egyébként napok szerinti órasorozatokra dobja majd szét a létrehozott órasorozatot. Így itt bátran beállíthatsz több napot is attól függetlenül, hogy a kurzus órái különböző napokon különböző időpontokban vannak, mert ezek időpontját utólag nagyon egyszerű lesz módosítani.

Ha az adott szolgáltatást egy konkrét időpontig bezárólag biztosítjátok, akkor állítsd be az ismétlődés befejező dátumát. Ha ez egy folyamatosan futó szolgáltatás, akkor pedig a “Soha” legyen bejelölve.

Még NE mentsd el!

Menj vissza az “Alapadatok” oldalra. Van még két lehetőség, amiről nem beszéltünk.

Automatikus óralemondás

Az egyes órákra/óra sorozatokra be lehet állítani azt is, hogyha a bejelentkezők száma nem éri el a minimális létszámot egy adott időpontig bezárólag, akkor a rendszer az órát automatikusan lemondja. A már bejelentkezett vendégek ilyenkor email értesítést kapnak az óra elmaradásáról.

Ha szeretnél automatikus óralemondást, akkor ez két fontos összetevő beállításából, a mennyi? és a mikor? beállításából áll, tehát:

• meg kell adnod, mennyi az a minimális létszám, amit ha nem ér el a bejelentkezők száma, akkor legyen lemondás
• másrészt be kell állítanod, hogy mikor ellenőrizze a rendszer a létszámot és mondja le, ha nincs meg a minimális létszám

Ezeket két különböző helyen szükséges beállítani:

A mennyi?-t, azaz a minimális létszámot itt, az óra vagy óra sorozat létrehozásakor tudod megadni. Ehhez pipáld be az automatikus óralemondást. A megjelenő lapon add meg azt a létszámot, amit ha nem ér el a bejelentkezők száma, akkor legyen lemondás.

A mikor?-t, tehát a lemondás időpontját egy másik helyen lehet beállítani. Egyelőre ezt a lapot még ne zárd be. Egy új lapon nyisd meg a Motibro fiókodat, és az “Erőforrásaim” / “Beállítások” menüpont alatt az automatikus óralemondás résznél pipáld be a kis jelölőnégyzetet. 

Itt látható, hogy az automatikus óralemondás időpontja klubszinten egész óránként állítható. Tehát azt tudod megadni itt, hogy pl. a reggel 7 és 8 között kezdődő órákat hány órával az óra kezdete előtt mondja le a rendszer. Vagy az este 6 és 7 között kezdődő órákat mikor mondja le a rendszer.

Itt ha nem egészkor kezdődik az óra, akkor a megelőző egész óra lemondási szabálya szerint történik a lemondás. Azaz ha mondjuk a 18 órához azt állítod be, hogy 2 órával korábban legyen a lemondás, akkor a 18:30-kor kezdődő órát is a 18 órához beállított lemondás szerint, azaz 16:00-kor fogja lemondani.

Ahhoz, hogy ezek a beállítások érvénybe lépjenek, mentsd el alul a beállításokat.

Térjünk vissza az előző lapra az óra felviteléhez.

Még mindig ne mentsük el az órát, menjünk vissza az Alapadatok oldalra. 

Kiemelt esemény

Már csak egy beállítási lehetőség van hátra: a kiemelt esemény. A Motibro-ban a vendégek csak egy meghatározott jövőbeli időpontig foglalhatnak. Ez az időtartam a klub beállításaitól függ (erről majd a tanulói/sportolói fiók áttekintése videóban lesz szó), de legfeljebb 6 hétre előre lehetséges a foglalás. Ennek oka, hogy több hónapra előre még rengeteg dolog változhat, akár a klub vagy iskola részéről, akár a vendégek időbeosztását tekintve, így ennek nem is nagyon lenne értelme, inkább csak bonyodalmakat okozna.

Viszont előfordulhatnak olyan különleges, egyszeri vagy időszakosan megvalósuló események, amelyeket már jó előre el szeretnétek kezdeni szervezni, és ahhoz, hogy minél többen részt tudjanak venni rajta, szeretnétek időben tájékoztatni a vendégeket erről és időben engedni a foglalásokat.

Az ilyen esetekre hoztuk létre a kiemelt eseményt. A kiemelt esemény a foglalási oldalon különleges helyet és eltérő színt kap, valamint az órarendben bármilyen hosszú időre előre látható. Így ha pl. workshopot vagy valamilyen különleges programot szervezel, akkor pipáld be a kiemelt eseményt is, így ezt biztosan látni fogják a vendégeid. Maximum 4 kiemelt esemény lehet párhuzamosan meghirdetve.

PRO csomagban pedig akár csak tagok számára elérhető kiemelt eseményt is létrehozhatsz.

Ha minden szükséges mezőt beállítottál, akkor kattints a Mentés gombra.

A Főoldalon az órarendben meg is jelentek a létrehozott órák.

A Motibro rendszer ezeket napok szerinti órasorozatokra dobja szét. Ezért ha esetleg a szerdai órasorozatod máskor van, mint a hétfői, akkor kattints jobb gombbal a szerdai óra kártyájára. Itt válaszd az “Óra/óra sorozat szerkesztése” lehetőséget. Ki lehet választani, hogy csak az adott órát, vagy a teljes óra sorozatot szeretnéd szerkeszteni. Én most a teljes óra sorozat módosítását mutatom. Állítsuk át az óra időpontját, akár későbbi kezdő dátumot is megadhatunk. Majd mentsük el. A következő héttől kezdődően a rendszer szépen át is tette a szerdai órák időpontját délután 3-ra.

Hasonló módon vidd fel a többi órát, óra sorozatot is. Az előzőleg mutatott módon pedig bármikor módosíthatod is ezeket az óra sorozatokat.

Az órarendben az órák magassága alapbeállítás szerint 1 órás órákhoz van igazítva, emiatt az általam létrehozott 50 perces órák magassága most nem megfelelő, nem látszik minden fontos infó. De ez a magasság módosítható, így ha rövidebb óráid vannak, akkor átállíthatod a magasságot, hogy minden adat kiférjen. Ehhez menjünk a “Beállítások” menüpontra. Alul az “Órarend” résznél megadhatod, hogy az órák magassága hány perces órákhoz legyen igazítva. 50 perces órákhoz a 45 perceset érdemes választani. Itt egyébként azt is beállíthatod, hogy az órarendben mettől meddig jelenjenek meg az események. Mentsük el a módosításokat.

Menjünk vissza a “Főoldalra”, így már minden fontos információ látszik az órákon.