10. Hogyan beszéld át az érintettekkel és tervezd meg az indulást?

Az új rendszer bevezetése hatással lesz a klub minden oktatójára és vendégére, hiszen a napi működés szerves részévé válik. A zökkenőmentes átállás érdekében kulcsfontosságú, hogy időben és alaposan tájékoztasd az érintetteket a változásokról. 

Ez az útmutató ötleteket ad, hogyan, mikor és kiknek érdemes információt adni a Motibro mindennapi használatának bevezetéséről.

1. Oktatók tájékoztatása és belső oktatás szervezése

Az oktatók és munkatársak bevonása elengedhetetlen a gördülékeny induláshoz.

Teendők:

• Rendszer bevezetésének kommunikálása: Tájékoztasd oktatóidat a Motibro bevezetéséről, kiemelve, hogyan könnyíti meg mindennapi munkájukat az új rendszer (pl. egyszerű részvétel rögzítés, fontos információk a jelenléti íven, automatikus bérletkezelés).
• Előnyök hangsúlyozása: Emeld ki azokat a funkciókat, melyek segíteni fogják őket:
  • Fényképes vendéglista az új vendégek gyors beazonosításához.
  • Jelenléti íven megjelenő fontos információk, mint pl. van-e érvényes bérlet vagy tartozás, egyéni jegyzetek, előző heti részvételi adatok.
  • Órai és egyéni vendégjegyzetek, melyek segítik a személyre szabott óratervezést.
  • Bérletek egyszerű rögzítése a jelenléti ívről (ha az oktatóid rendelkeznek ilyen jogosultsággal).
• Vendégek saját fiókja: Minden vendég követheti bérleteit és részvételeit, így kevesebb kérdésük lesz a bérletek lejáratával kapcsolatban.
• Regisztráció az oktatóknak: Tájékoztasd őket arról, hogy saját oktatói fiókjuk lesz, melyben a saját óráikkal kapcsolatos adminisztrációs feladatokat intézhetik. Ehhez kapnak majd egy meghívó e-mailt, melyen keresztül regisztrálhatnak és saját jelszót állíthatnak be.
• Belső oktatás szervezése: Szervezz egy belső tréninget az oktatóknak és recepciósoknak, ahol bemutatod a rendszer fő funkcióit (jelenlétkezelés, bejelentkezés, bérletkezelés stb.).

2. Felkészülés a nyilvános indításra és belső tesztelés

A rendszer hivatalos indulásának zökkenőmentes lebonyolításához szükséges, hogy előzetesen kipróbáljátok az egyes funkciókat.

Teendők:

• Időpont meghatározása: Tűzz ki egy hivatalos indulási időpontot, amely után csak a Motibro rendszerén keresztül lesznek elérhetők a foglalások.
• Belső tesztelés: A regisztrációkor kapott oktatói és sportolói profilokat használva próbáld ki, hogy minden funkció megfelelően működik-e. A klubvezetői fiók fejlécében található 2 fehér fejre kattintva válthatsz át az oktatói (edzői/tanári) és vendég (sportolói/tanulói) profilodra.
• Tesztadatok létrehozása: Hozz létre néhány teszt vendég profilt is, hogy biztosan minden beállítás rendben legyen a nyilvános indítás előtt.

• Tesztadatok törlése: A végleges indítás előtt töröld a tesztvendégeket és tesztórákat, hogy csak a valós adatok maradjanak a rendszerben.

  A teszt vendég profilok törlését a következő módon tudod megtenni: a Sportolóim/Tanulóim menüpont alatt a vendég neve mellett jobb oldalon található három pontra kattintva lenyíló menüben válaszd a “Törlés” lehetőséget.

3. Vendégek tájékoztatása a Klubportál oldalad vagy az órafoglaló widget eléréséről és a regisztráció menetéről

A már meglévő vendégkör előzetes tájékoztatása biztosítja, hogy magabiztosan és megfelelően tudják majd használni az új rendszert az indulástól kezdve.

Teendők:

• Indulási időpont kijelölése: Tűzz ki egy konkrét dátumot, amikor a Motibro nyilvános használata megkezdődik a stúdiódban és a vendégek is elkezdhetnek megismerkedni a rendszerrel. 
• Átállási időpont kijelölése: Jelölj ki egy átállási időpontot, amelytől kezdve már minden be- és kijelentkezés kizárólag a Motibro-n keresztül történik.
• Tájékoztató levél elkészítése: Írj egy tájékoztató levelet, amely bemutatja, miért lesz a vendégek számára is előnyös az új rendszer (pl. egyszerű be- és kijelentkezés, bérletek nyomon követése). Bátran használd a 4. pontban található minta tájékoztatót (4. Minta levél a vendégeknek), amit személyre szabhatsz a stúdiód igényeinek megfelelően.
• Regisztrációs információk megosztása: Fontos, hogy a tájékoztatóban szerepeljen, hogyan és mikor tudnak majd a vendégek regisztrálni. Ennek menete attól függ, hogy az alábbiak közül melyik megoldást választottad. Mindenképp a saját rendszered szerinti lépéseket küldd el a vendégeknek.
  • Meghívó küldése: Ha klubvezetőként te magad töltöd fel a vendégek adatait a vendéglistába és meghívót küldesz nekik egy későbbi időpontra beidőzítve, akkor írd meg a tájékoztatóban, hogy e-mailben kapnak majd egy meghívót a klubtól, amin keresztül beállíthatják jelszavukat és véglegesíthetik a regisztrációt. Írd meg azt is, hogy mikor kapják meg a meghívókat.
  • Vendégek maguk regisztrálnak: Ha nem küldesz meghívót, hanem azt szeretnéd, hogy a vendégek maguk regisztrálják saját Motibro fiókjukat, akkor az alábbi lehetőségek közül választhatsz:

    • Klubportál: ha a Klubportált használod, akkor oszd meg velük a Klubportálod linkjét és írd meg, hogyan, milyen adatok megadását követően tudnak regisztrálni (Klubportál linkjének elérése: klubvezetői fiók -› Erőforrásaim -› Beállítások -› Órafoglaló widget alcím -› Regisztrációs oldal linkje -› Vágólapra másolás)

      

    • Órafoglaló widget: ha az órafoglaló widget-et (weboldalba ágyazható nyilvános órarendet) használod, akkor 
      • küldd el a weboldalad azon aloldalát, ahol megtalálható az órarended, és írd meg, hogy innen hogyan tudnak majd regisztrálni

      • ha az órafoglaló widget-et nem beágyazva, hanem külön linkként használod, akkor küldd el ennek linkjét a vendégeknek és írd meg, hogy innen hogyan tudnak regisztrálni (Órafoglaló widget linkjének elérése: klubvezetői fiók -› Erőforrásaim -› Beállítások -› Órafoglaló widget alcím -› Beépülő órarend linkje -› Vágólapra másolás)

        

• Tájékoztató terjesztése: Oszd meg ezt a tájékoztatót minden elérhető csatornádon - saját hírlevélben, Facebook oldalon (akár rögzített posztként), valamint a stúdióban kihelyezett információs felületeken.
• FONTOS: Ha másik foglaló rendszerről váltasz a Motibro-ra, akkor kerüld el a két rendszer párhuzamos használatát, mivel ez megnehezítheti az átállást és zavart okozhat, különösen a bejelentkezéseknél. A zökkenőmentes átállás érdekében javasoljuk, hogy a Motibro bevezetése előtt két héttel már csak az indulás napjáig engedélyezd az órákra történő bejelentkezést a régi rendszerben. Az indulás utáni foglalásokat pedig már csak a Motibro-n keresztül lehessen intézni, így elkerülheted a duplikációkat és az esetleges keveredést.

4. Minta levél a vendégeknek

Klubportálról való regisztrációhoz

Ha a vendégeid a Klubportálodról saját maguk regisztrálják Motibro fiókjukat, akkor az alábbi sablon szövegét használd. Töltsd le a fájlt és személyre is szabhatod a saját adataidnak és a klubotok működésének megfelelően.

Minta tájékoztató levél vendégeknek a Klubportálról való regisztrációhoz

Órafoglaló widgetről való regisztrációhoz

Ha a vendégeid az órafoglaló widget-ről saját maguk regisztrálják Motibro fiókjukat, akkor az alábbi sablon szövegét használd. Töltsd le a fájlt és személyre is szabhatod a saját adataidnak és a klubotok működésének megfelelően.

Minta tájékoztató levél vendégeknek az Órafoglaló widget-ről való regisztrációhoz

Meghívó e-mailből való regisztrációhoz

Ha meghívó e-mailt küldesz a Motibro-ból a már meglévő vendégeidnek, akkor az alábbi sablon szövegét használd. Töltsd le a fájlt és személyre is szabhatod a saját adataidnak és a klubotok működésének megfelelően.

Minta tájékoztató levél vendégeknek a Meghívó e-mailből való regisztrációhoz